Inwerkoplossingen i.v.m. COVID-19

Terug

We leven momenteel in een onstuimige periode, waardoor ook de manier van werken verandert. Nog nooit is er zo veel thuis gewerkt en digitaal vergaderd als in de afgelopen weken. Zeker in de recruitmentbranche ontstaan er veel nieuwe initiatieven om het werven van personeel door te laten gaan. Wat nog onwennig en misschien voor sommige organisaties lastig te realiseren is, zijn het onboarding proces en het inwerktraject in deze tijden van het Coronavirus. Enerzijds leiden de thuiswerkmaatregelen tot een gebrek aan inwerkcapaciteit, en bovendien vragen organisaties zich (terecht) af “wat is nu daadwerkelijk verantwoord in het belang van de gezondheid van onze medewerkers”.

Sterksen is met diverse werkgevers in gesprek om verantwoorde oplossingen te bedenken die het mogelijk maken nieuwe medewerkers tóch te laten starten. De praktische toepasbaarheid wisselt natuurlijk af van het gevoerde organisatiebeleid en de in te vullen functie, maar toch denken wij dat het voor veel nieuwe medewerkers mogelijk is om op de afgesproken startdatum te beginnen. Onderstaande tips in een overzichtelijk document downloaden? Ga dan naar de downloadpagina en ontvang een overzichtelijke onepager.

Houd de richtlijnen van het RIVM aan

Graag delen wij een aantal tips en tricks die de mogelijkheid bieden nieuwe medewerkers toch te kunnen laten starten, zonder af te wijken van de richtlijnen van het RIVM. Deze zijn toepasbaar indien thuiswerken tot de mogelijkheden behoort – en dus enkel het onboarding-/ inwerk-traject een drempel is. Voor situaties waar permanente on-site aanwezigheid vereist is, is dit helaas niet toepasbaar en moet per situatie worden beoordeeld in hoeverre het verantwoord is te starten met de nieuwe functie.

Uitgangspunt bij alle situaties zijn de richtlijnen van het RIVM en deze herhalen wij graag:

Was je handen regelmatig met water en zeep
Hoest en nies in de binnenkant van je elleboog
Gebruik papieren zakdoekjes en gooi deze daarna weg
Geen handen schudden
Blijf thuis als je verkoudheidsklachten krijgt
Houd 1,5 meter (twee armlengtes) afstand van elkaar

Zolang je deze richtlijnen aanhoudt, is het verantwoord om op de eerste werkdag de spullen op te laten halen op kantoor, zodat de nieuwe collega daarna volledig vanuit huis werkzaam kan zijn. Hiertoe moet je als werkgever natuurlijk wel het een en ander regelen.

IT-omgeving uitleggen

Ook het persoonlijk inwerken in bijvoorbeeld de IT-omgeving van een nieuwe collega – dus op locatie – zou je prima kunnen inregelen. Gezien de werklocaties grotendeels verlaten zijn, heb je alle ruimte om dit in te richten. Indien de uitleg vereist dat je met elkaar mee moet kijken kan je bijvoorbeeld streamen naar een groter scherm of de beamer gebruiken, zodat je de 1,5 meter afstand makkelijk haalt. Hiertoe zou een conference-room kunnen worden ingericht die speciaal voor het onboarden wordt opengesteld.

Rondleiding nieuwe werkplek

Daarnaast is het ook mogelijk om (met de richtlijnen van het RIVM in acht houdend) een rondleiding te geven aan nieuwe werknemers. Natuurlijk is dit bij een leeg bedrijf een stuk minder beeldend dan wanneer er de kans is om iedereen meteen te ontmoeten, maar toch is het voor een nieuwe collega fijn om al te weten waar je bijvoorbeeld kunt lunchen of koffie moet halen wanneer de situatie het toelaat om weer op kantoor te werken. Voor werkgevers is het natuurlijk ook een idee om een rondleiding in videovorm te doen: bijvoorbeeld tijdens het videobellen, of maak vooraf een video die je met nieuwe medewerkers kunt delen (deze kun je tenslotte ook voor toekomstige onboarders gebruiken).

Overige tips & tricks:

Werken vanuit huis en communiceren is nog nooit zo makkelijk geweest met de volgende online communicatietools: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype en Slack. Zo kun er gewoon een team- of afdelingsvergadering plaatsvinden en kan een nieuwe collega zich al digitaal aan meerdere mensen voorstellen;
Daarnaast zijn er vele mogelijkheden om met elkaar mee te kijken of presentaties te delen, zoals Webex, Teamviewer, en Powerpoint sharing. Ook kun je tijdens het video bellen via bijvoorbeeld Google Meet ook jouw scherm delen met de rest van de deelnemers.
Ook kan er veel met je mobiele telefoon, denk aan Whatsapp video, Facetime en de app Houseparty waar je met maximaal 8 personen een videogesprek kunt voeren;
Zijn er veel programma’s en/of systemen waar een uitleg over gegeven moet worden? Maak dan een introducerende demo door een schermopname te maken terwijl je applicaties uitlegt. Met bijvoorbeeld Movavi kun je naast het opnemen van je bureaublad ook meteen de uitleg inspreken. Zo kunnen deze beelden ook altijd worden teruggekeken.
Werk met een buddysysteem binnen de organisatie: zo kunnen nieuwe werknemers gekoppeld worden aan huidige werknemers en hebben zij altijd iemand om hulp aan te vragen en op terug te vallen. Dit is overigens niet alleen handig in deze tijden, maar ook goed om te implementeren in het reguliere onboarding proces;
Starten er meerdere nieuwe werknemers tegelijk? Breng hen in contact met elkaar! Een eigen groep in het interne communicatiesysteem (bijvoorbeeld Slack of Skype) of een groeps-WhatsApp. Zo kun je hen tegelijk op de hoogte stellen van nieuwe ontwikkelingen, maar kunnen zij ook tips met elkaar delen omtrent het thuis werken.
Plan vaste (digitale) contactmomenten in om een band te creëren en elkaar scherp te houden. Zo breng je meer structuur aan in de thuiswerk dagen en houd je nieuwe medewerkers ook op de hoogte van alle ontwikkelingen. Dit is altijd van belang, maar zeker in situaties zoals deze waar het voor nieuwe werknemers mogelijk extra spannend is (geweest) om de overstap naar een nieuwe baan te maken.
Ook willen je nog wijzen op de mogelijkheden die digitale onboarding tools bieden, zoals Appical. Dit is een online onboarding platform waar nieuwe werknemers alle informatie kunnen vinden die zij nodig hebben.

Warm welkom

We weten op het moment niet hoelang de Corona situatie en bijhorende maatregelen zullen duren. Wel is het van belang om, wanneer er weer op kantoor gewerkt mag worden, nieuwe werknemers alsnog een warm welkom te geven. Dit is voor hen natuurlijk de eerste keer dat zij veel van hun nieuwe collega’s in het echt ontmoeten. Sta hier dan ook zeker bij stil: zo kan deze nieuwe, en misschien wat onwennige, manier van inwerken toch warm worden afgesloten.

Download

Wil je bovenstaande tips en tricks downloaden in een overzichtelijk document? Dat kan hier.